> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://docs.fynn.eu/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Berichterstellung > So generierst du mit dem KI-Assistenten Berichte – inklusive automatischer Parametererfassung und Bestätigung. Der KI-Assistent kann Berichte generieren und dir per E-Mail zusenden. Der gesamte Ablauf – vom Vorschlag über die Parametererfassung bis zur Bestätigung – läuft direkt im Chat ab. *** ## Verfügbare Berichte | Bericht | Beschreibung | Parameter | | ------------------------------------ | ----------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------ | | **Umsatz-Bericht** | Monatliche Umsatzentwicklung nach Kunden | Jahr (z.B. 2025) | | **Umsatz-Bericht (periodengerecht)** | Umsätze nach Leistungszeitraum, Beleg und kundenbasiert | Jahr (z.B. 2025) | | **Zahlungsbericht** | Übersicht aller Zahlungen inkl. Kunden und Belege | Startdatum, Enddatum, Zahlungsstatus | | **Debitoren-Saldenliste** | Aktuelles Saldo des Debitoren-Kontos | Keine | | **Offene Posten (OPOS)** | Alle unbezahlten Rechnungen inkl. Fälligkeit und Mahnstatus | Keine | | **Belegbericht** | Übersicht aller Belege (filterbar nach Typ) | Belegart (optional), Nur finalisierte (optional) | | **Accounted-MRR-Bericht** | Entwicklung des monatlich wiederkehrenden Umsatzes | Stichtag (optional) | | **Rechnungsprognose** | Zukünftige Rechnungen basierend auf bestehenden Abos | Prognosejahr | | **PRAP-Bericht** | Periodengerechte Abgrenzung aller Umsätze auf Monatsbasis | Stichtag (ISO-Datum) | | **re:cap-Berichte** | Verträge und Rechnungen als CSV-Export für re:cap | Keine | *** ## Ablauf Der Assistent führt dich in mehreren Schritten durch die Berichterstellung: Du stellst eine Frage oder bittest um einen Bericht. Der Assistent erkennt, welcher Bericht zu deiner Anfrage passt, und erklärt dir, was der Bericht enthält. **Beispiele:** * "Erstelle einen Umsatz-Bericht" * "Ich brauche eine Offene-Posten-Liste" * "Wie ist die Umsatzentwicklung unserer besten Kunden?" Wenn der Bericht Parameter benötigt (z.B. ein Jahr oder ein Datumsbereich), erfragt der Assistent diese gezielt. Die Parameter werden **automatisch aus deinen Antworten extrahiert** und **serverseitig validiert** – du musst kein bestimmtes Format einhalten. **Beispiel-Dialog:** > **Du:** Erstelle einen Umsatz-Bericht > > **Assistent:** Für welches Jahr soll der Umsatz-Bericht erstellt werden? > > **Du:** 2025 > > **Assistent:** *(Parameter erkannt und validiert – weiter zur Bestätigung)* Berichte ohne Parameter (z.B. Debitoren-Saldenliste, OPOS) überspringen diesen Schritt und gehen direkt zur Bestätigung. Sobald alle Parameter vorliegen, zeigt der Assistent eine **Bestätigungskarte** im Chat an. Diese enthält: * Den Berichtsnamen * Die erfassten Parameter als Übersicht * Zwei Buttons: **Bestätigen** und **Abbrechen** Du kannst die Parameter prüfen, bevor du den Bericht tatsächlich auslöst. Berichte werden **nur nach expliziter Bestätigung** über den Button generiert. Ein einfaches "Ja" im Chat löst keine Generierung aus. Nach dem Klick auf **Bestätigen** wird der Bericht im Hintergrund erstellt und dir per E-Mail zugestellt. Der Assistent bestätigt dies im Chat. *** ## Parametervalidierung Die Parameter werden **automatisch** vom System geprüft – nicht vom KI-Modell. Das stellt sicher, dass: * Alle Pflichtparameter vorhanden sind, bevor ein Bericht generiert wird * Werte im richtigen Format vorliegen (z.B. 4-stelliges Jahr, gültiges ISO-Datum) * Bei fehlenden oder ungültigen Parametern eine **gezielte Rückfrage** gestellt wird | Parameter | Validierung | | ------------------- | ----------------------------------------------------------- | | **Jahr** | Muss 4-stellige Zahl sein (z.B. 2025), nicht in der Zukunft | | **Datum** | Muss gültiges ISO-8601-Format sein (YYYY-MM-DD) | | **Zahlungsstatus** | Muss `paid`, `pending`, `failed` oder `all` sein | | **Prognosejahr** | Muss 4-stellige Zahl sein, mindestens aktuelles Jahr | | **Stichtag (PRAP)** | Muss gültiges ISO-8601-Format sein (YYYY-MM-DD) | Du kannst Parameter in natürlicher Sprache angeben. Sag einfach "letztes Jahr" oder "Januar 2026" – der Assistent rechnet das automatisch um. *** ## Bestätigungskarte Die Bestätigungskarte erscheint direkt im Chat und verhindert versehentliche Berichterstellung: Klicke auf **Bestätigen**, um den Bericht zu generieren. Die Buttons werden nach dem Klick deaktiviert – ein doppeltes Absenden ist nicht möglich. Nach der Bestätigung zeigt der Assistent eine Ladeansicht mit dem Berichtsnamen. Der Bericht wird per E-Mail zugestellt. Klicke auf **Abbrechen**, um den Vorgang abzubrechen. Der Assistent bestätigt die Stornierung und du kannst eine neue Anfrage stellen oder Parameter ändern. Die Bestätigung hat ein Zeitfenster von **5 Minuten**. Wenn du nicht innerhalb dieser Zeit reagierst, wird die Bestätigung ungültig und der Assistent bittet dich, den Vorgang erneut zu starten. Während die Bestätigungskarte angezeigt wird, ist das Chat-Eingabefeld deaktiviert. Du musst zuerst bestätigen oder abbrechen, bevor du eine neue Nachricht senden kannst. *** ## Beispiel-Szenarien ### Bericht ohne Parameter (OPOS) > **Du:** Erstelle mir einen OPOS-Bericht > > **Assistent:** Ich kann dir einen OPOS-Bericht (Offene Posten) erstellen. Dieser enthält alle unbezahlten Rechnungen mit Fälligkeitsdaten und Mahnstatus. > > *(Bestätigungskarte mit "OPOS-Bericht (Offene Posten)" wird angezeigt)* > > **Du:** *(klickt "Bestätigen")* > > **Assistent:** Der OPOS-Bericht wird erstellt und dir per E-Mail zugesendet. ### Bericht mit Parametern (Umsatz) > **Du:** Wie ist die Umsatzentwicklung unserer besten Kunden? > > **Assistent:** Für eine detaillierte Auswertung kann ich dir einen Umsatz-Bericht generieren. Dieser zeigt die monatliche Umsatzentwicklung nach Kunden. Für welches Jahr soll der Bericht erstellt werden? > > **Du:** 2025 > > *(Bestätigungskarte mit "Umsatz-Bericht", Parameter "Jahr: 2025" wird angezeigt)* > > **Du:** *(klickt "Bestätigen")* > > **Assistent:** Der Umsatz-Bericht für 2025 wird erstellt und dir per E-Mail zugesendet. ### Bericht mit mehreren Parametern (Zahlungen) > **Du:** Ich brauche einen Zahlungsbericht für Q1 2026 > > **Assistent:** Für den Zahlungsbericht brauche ich noch den Zahlungsstatus. Soll der Bericht alle Zahlungen (paid, pending, failed) enthalten, oder nur einen bestimmten Status? > > **Du:** Alle > > *(Bestätigungskarte mit "Zahlungsbericht", Parameter "01.01.2026 – 31.03.2026, Status: all" wird angezeigt)* > > **Du:** *(klickt "Bestätigen")* > > **Assistent:** Der Zahlungsbericht wird erstellt und dir per E-Mail zugesendet. ### PRAP-Bericht mit Stichtag > **Du:** Erstelle einen PRAP-Bericht > > **Assistent:** Ich kann dir einen PRAP-Bericht erstellen. Dieser zeigt die periodengerechte Abgrenzung aller Umsätze auf Monatsbasis. Bis zu welchem Stichtag sollen die Belege berücksichtigt werden? > > **Du:** Bis Ende 2025 > > *(Bestätigungskarte mit "PRAP-Bericht", Parameter "Stichtag: 2025-12-31" wird angezeigt)* > > **Du:** *(klickt "Bestätigen")* > > **Assistent:** Der PRAP-Bericht wird erstellt und dir per E-Mail zugesendet. ### re:cap-Berichte (ohne Parameter) > **Du:** Exportiere die re:cap-Berichte > > **Assistent:** Ich erstelle dir die re:cap-Berichte. Diese enthalten Verträge und Rechnungen als CSV-Export. > > *(Bestätigungskarte mit "re:cap-Berichte" wird angezeigt)* > > **Du:** *(klickt "Bestätigen")* > > **Assistent:** Die re:cap-Berichte werden erstellt und dir per E-Mail zugesendet. ### Ungültige Parameter > **Du:** Erstelle einen Umsatz-Bericht für 999 > > **Assistent:** Das Jahr muss eine 4-stellige Zahl sein (z.B. 2025) und darf nicht in der Zukunft liegen. Für welches Jahr soll der Bericht erstellt werden? > > **Du:** 2025 > > *(Bestätigungskarte wird angezeigt)* *** ## Häufige Fragen Berichte werden per E-Mail an deine hinterlegte Adresse gesendet. Zusätzlich findest du sie unter **Reportings → Generierte Berichte** in der App. Nein – sobald du bestätigt hast, wird der Bericht im Hintergrund erstellt. Du kannst aber jederzeit einen neuen Bericht mit anderen Parametern anfordern. Der Assistent extrahiert Parameter automatisch aus dem gesamten Gesprächsverlauf. Wenn ein Parameter nicht erkannt wurde, war er möglicherweise mehrdeutig. Formuliere ihn etwas spezifischer (z.B. "Jahr 2025" statt nur "letztes Jahr"). Berichte erfordern eine explizite Bestätigung über den **Bestätigen-Button** in der Karte. Das verhindert Missverständnisse und versehentliche Berichtserstellung. Ein einfaches "Ja" im Chat wird als neue Nachricht interpretiert.