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# E-Mail-Versand und Statusverfolgung

> Verfolge den Versandstatus von E-Mails und verwalte die Kommunikation mit deinen Kunden.

## Übersicht

Fynn bietet eine umfassende E-Mail-Versandverfolgung, mit der du den Status jeder gesendeten E-Mail einsehen kannst. Du kannst sehen, ob E-Mails erfolgreich zugestellt wurden, geöffnet wurden oder ob es Probleme beim Versand gab.

<Frame>
  <img src="https://mintlify.s3.us-west-1.amazonaws.com/fynnsubscriptionbilling/images/customer-emails-tab-overview.png" alt="E-Mail-Übersicht im Kunden-Tab" />
</Frame>

## Globale E-Mail-Übersicht

Neben der kundenbezogenen Ansicht bietet Fynn eine mandantenweite E-Mail-Übersicht, in der alle gesendeten E-Mails zentral einsehbar sind — unabhängig vom Kunden.

### Globale Liste öffnen

<Steps>
  <Step title="E-Mail-Übersicht aufrufen">
    Navigiere zu **Benachrichtigungen > Gesendete E-Mails** in der linken Navigation.
  </Step>

  <Step title="E-Mails durchsuchen und filtern">
    Die globale E-Mail-Liste unterstützt folgende Filter:

    * **Zeitraum**: Eingrenzen nach Versanddatum
    * **Status**: Filtern nach Zustellstatus (Zugestellt, Ausstehend, Zurückgewiesen, Fehlgeschlagen, etc.)
    * **Betreff**: Volltextsuche im E-Mail-Betreff
    * **Empfänger**: Suche nach Empfänger-E-Mail-Adresse
    * **Kunde**: Einschränkung auf einen bestimmten Kunden
  </Step>
</Steps>

### Organisationsübergreifende Ansicht

Wenn ein Kunde Teil einer [Organisationsstruktur](/guide/customers/organization-hierarchy) ist, kann die E-Mail-Liste auch alle E-Mails der zugehörigen Child-Kunden anzeigen. Aktiviere dafür die Option **Parent-Kunde einbeziehen** bei der Kundenfilterung.

## E-Mail-Tab im Kundenbereich

Im Kundenbereich findest du einen eigenen Tab "E-Mails", der alle an den Kunden gesendeten E-Mails chronologisch auflistet.

### E-Mail-Liste anzeigen

<Steps>
  <Step title="Kundenbereich öffnen">
    Navigiere zu einem Kunden in der [Kundenübersicht](https://app.fynn.eu/customers) und wähle den gewünschten Kunden aus.
  </Step>

  <Step title="E-Mail-Tab öffnen">
    Klicke auf den Tab **"E-Mails"** in der Kundenansicht.

    <Frame>
      <img src="https://mintlify.s3.us-west-1.amazonaws.com/fynnsubscriptionbilling/images/customer-emails-tab.png" alt="E-Mail-Tab im Kundenbereich" />
    </Frame>
  </Step>

  <Step title="E-Mail-Liste durchsuchen">
    Die E-Mail-Liste zeigt alle gesendeten E-Mails mit folgenden Informationen:

    * **Datum**: Wann die E-Mail gesendet wurde
    * **Betreff**: Der E-Mail-Betreff
    * **Typ**: Art der E-Mail (Rechnung, Mahnung, Benachrichtigung, etc.)
    * **Status**: Aktueller Versandstatus
    * **Geöffnet**: Anzahl der Öffnungen

    <Tip>
      Bei E-Mails mit mehreren Empfängern siehst du "An X Empfänger" unter dem Betreff.
    </Tip>
  </Step>
</Steps>

## E-Mail-Status verstehen

Jede E-Mail hat einen Status, der den aktuellen Versandzustand anzeigt. Die Status-Badges sind farbcodiert, damit du auf einen Blick erkennen kannst, ob alles in Ordnung ist.

### Status-Badges

<CardGroup cols={2}>
  <Card title="Ausstehend" icon="clock">
    Die E-Mail wurde in die Warteschlange gestellt, ist aber noch nicht versendet worden.
  </Card>

  <Card title="Zugestellt" icon="check-circle">
    Die E-Mail wurde erfolgreich an den E-Mail-Server des Empfängers zugestellt.
  </Card>

  <Card title="Geöffnet" icon="eye">
    Der Empfänger hat die E-Mail geöffnet. Bei mehrfachen Öffnungen wird die Anzahl angezeigt.
  </Card>

  <Card title="Zurückgewiesen" icon="exclamation-triangle">
    Die E-Mail konnte nicht zugestellt werden (z.B. ungültige E-Mail-Adresse oder volles Postfach).
  </Card>

  <Card title="Fehlgeschlagen" icon="x-circle">
    Der Versand der E-Mail ist fehlgeschlagen (z.B. Serverfehler).
  </Card>

  <Card title="Custom SMTP" icon="envelope">
    Die E-Mail wurde über einen benutzerdefinierten SMTP-Server versendet. Detaillierte Statusverfolgung ist nicht verfügbar.
  </Card>
</CardGroup>

<Note>
  Der Status "Custom SMTP" erscheint, wenn E-Mails über einen benutzerdefinierten SMTP-Server versendet werden. In diesem Fall ist keine detaillierte Statusverfolgung (Öffnungen, Bounces, etc.) möglich, da der SMTP-Server keine Webhooks sendet.
</Note>

## E-Mail-Details anzeigen

Für jede E-Mail kannst du detaillierte Informationen anzeigen, einschließlich des vollständigen E-Mail-Inhalts und des Zustellungsverlaufs.

<Steps>
  <Step title="E-Mail-Details öffnen">
    Klicke auf eine E-Mail in der Liste, um die Detailansicht zu öffnen.

    <Frame>
      <img src="https://mintlify.s3.us-west-1.amazonaws.com/fynnsubscriptionbilling/images/customer-email-detail.png" alt="E-Mail-Detailansicht" />
    </Frame>
  </Step>

  <Step title="E-Mail-Informationen einsehen">
    In der Detailansicht findest du:

    * **Betreff**: Vollständiger E-Mail-Betreff
    * **Status**: Aktueller Versandstatus mit Badge
    * **Versandart**: Ob die E-Mail über Fynn oder einen eigenen SMTP-Server versendet wurde
    * **Von/An**: Absender und alle Empfänger
    * **Gesendet am**: Zeitpunkt des Versands
    * **Zugestellt am**: Zeitpunkt der Zustellung (falls verfügbar)
    * **Geöffnet am**: Zeitpunkt der ersten Öffnung (falls verfügbar)
  </Step>

  <Step title="E-Mail-Inhalt anzeigen">
    Der vollständige E-Mail-Inhalt wird in einer sicheren Vorschau angezeigt. Du kannst so sehen, wie die E-Mail beim Empfänger angekommen ist.

    <Warning>
      Die E-Mail-Vorschau wird in einer sandboxed Umgebung angezeigt, um Sicherheit zu gewährleisten.
    </Warning>
  </Step>
</Steps>

## Status bei mehreren Empfängern

Wenn eine E-Mail an mehrere Empfänger gesendet wird, wird für jeden Empfänger ein separater Status verfolgt.

### Per-Empfänger-Status

<Steps>
  <Step title="E-Mail mit mehreren Empfängern öffnen">
    Öffne die Detailansicht einer E-Mail, die an mehrere Empfänger gesendet wurde.
  </Step>

  <Step title="Status pro Empfänger anzeigen">
    In der Detailansicht findest du einen Abschnitt **"Status pro Empfänger"**, der für jeden Empfänger den individuellen Status anzeigt.

    <Frame>
      <img src="https://mintlify.s3.us-west-1.amazonaws.com/fynnsubscriptionbilling/images/customer-email-per-receiver-status.png" alt="Status pro Empfänger" />
    </Frame>

    <Info>
      Der Gesamtstatus der E-Mail zeigt immer den "schlimmsten" Status an. Wenn z.B. eine E-Mail an drei Empfänger gesendet wurde und einer zurückgewiesen wurde, zeigt der Gesamtstatus "Zurückgewiesen" an, auch wenn die anderen beiden erfolgreich zugestellt wurden.
    </Info>
  </Step>

  <Step title="Zustellungsverlauf pro Empfänger">
    Im Zustellungsverlauf siehst du, welche Ereignisse zu welchem Empfänger gehören. Jedes Ereignis ist mit dem entsprechenden Empfänger gekennzeichnet.
  </Step>
</Steps>

## Zustellungsverlauf

Der Zustellungsverlauf zeigt alle wichtigen Ereignisse im Lebenszyklus einer E-Mail chronologisch an.

### Verfügbare Ereignisse

* **Gesendet**: E-Mail wurde an den E-Mail-Server übergeben
* **Zugestellt**: E-Mail wurde erfolgreich zugestellt
* **Geöffnet**: Empfänger hat die E-Mail geöffnet
* **Geklickt**: Empfänger hat auf einen Link in der E-Mail geklickt
* **Zurückgewiesen**: E-Mail konnte nicht zugestellt werden
* **Fehlgeschlagen**: Versand ist fehlgeschlagen

<Frame>
  <img src="https://mintlify.s3.us-west-1.amazonaws.com/fynnsubscriptionbilling/images/customer-email-delivery-timeline.png" alt="Zustellungsverlauf" />
</Frame>

## E-Mail-Versand über Fynn

Fynn bietet zwei Möglichkeiten, E-Mails zu versenden, die unterschiedliche Möglichkeiten zur Statusverfolgung bieten.

### E-Mail-Versand über Fynn (Empfohlen)

Wenn E-Mails über Fynn versendet werden, steht eine umfassende Statusverfolgung zur Verfügung:

* ✅ Detaillierte Statusverfolgung (Zugestellt, Geöffnet, Geklickt, Zurückgewiesen)
* ✅ Echtzeit-Updates über Webhooks
* ✅ Per-Empfänger-Status bei mehreren Empfängern
* ✅ Vollständiger Zustellungsverlauf

<Note>
  E-Mails werden standardmäßig über Fynn versendet, wenn keine benutzerdefinierte SMTP-Konfiguration vorhanden ist.
</Note>

### E-Mail-Versand über eigenen SMTP-Server

Wenn du einen eigenen SMTP-Server konfiguriert hast, werden E-Mails über diesen Server versendet:

* ⚠️ Basis-Statusverfolgung (nur Versand-Erfolg/Fehler)
* ⚠️ Keine detaillierte Statusverfolgung (keine Öffnungen, Bounces, etc.)
* ⚠️ Status wird als "Custom SMTP" angezeigt

<Warning>
  Bei E-Mails, die über einen eigenen SMTP-Server versendet werden, ist keine detaillierte Statusverfolgung möglich, da SMTP-Server keine Webhooks senden. Du siehst nur, ob die E-Mail erfolgreich an den SMTP-Server übergeben wurde.
</Warning>

## Häufige Fragen

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Warum sehe ich keinen Status für eine E-Mail?">
    Wenn eine E-Mail gerade erst versendet wurde, kann es einige Sekunden dauern, bis der Status aktualisiert wird. Bei E-Mails, die über Custom SMTP versendet wurden, ist nur ein Basis-Status verfügbar.
  </Accordion>

  <Accordion title="Was bedeutet 'Custom SMTP (keine detaillierte Statusverfolgung)'?">
    Dieser Status erscheint, wenn E-Mails über einen benutzerdefinierten SMTP-Server versendet werden. In diesem Fall kann Fynn keine detaillierten Informationen über Öffnungen, Bounces oder Klicks bereitstellen, da der SMTP-Server keine Webhooks sendet.
  </Accordion>

  <Accordion title="Warum zeigt der Status 'Zurückgewiesen' an, obwohl die E-Mail zugestellt wurde?">
    Wenn eine E-Mail an mehrere Empfänger gesendet wurde und mindestens einer zurückgewiesen wurde, zeigt der Gesamtstatus "Zurückgewiesen" an. In der Detailansicht kannst du den Status pro Empfänger einsehen.
  </Accordion>

  <Accordion title="Wie aktualisiert sich der Status?">
    Bei E-Mails, die über Fynn versendet wurden, werden Status-Updates automatisch in Echtzeit aktualisiert. Du musst die Seite nicht aktualisieren, um die neuesten Status-Informationen zu sehen.
  </Accordion>

  <Accordion title="Kann ich sehen, wer eine E-Mail geöffnet hat?">
    Ja, bei E-Mails mit mehreren Empfängern kannst du in der Detailansicht sehen, welcher Empfänger die E-Mail geöffnet hat. Die Öffnungsereignisse sind im Zustellungsverlauf mit dem entsprechenden Empfänger gekennzeichnet.
  </Accordion>
</AccordionGroup>