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# Kundenguthaben

> Verstehe, wie das Kundenguthaben funktioniert, automatisch bei Überzahlungen entsteht und auf offene Rechnungen angerechnet wird

Das **Kundenguthaben** (auch Wallet Balance genannt) ist ein separates Guthabenkonto, das vorausbezahlte Kredite deiner Kunden verwaltet. Dieses Guthaben kann automatisch auf zukünftige Rechnungen angewendet werden und reduziert den zu zahlenden Betrag.

## Was ist das Kundenguthaben?

Das Kundenguthaben funktioniert wie ein "Guthabenkonto" für deine Kunden. Wenn ein Kunde Guthaben hat, bedeutet das:

* **Aus Geschäftssicht**: Der Kunde hat vorausbezahltes Guthaben, das er nutzen kann
* **Aus buchhalterischer Sicht**: Du schuldest dem Kunden Geld (negativer Debitoren-Saldo)

Das Guthaben wird automatisch auf neue Rechnungen angewendet, sodass der Kunde weniger bezahlen muss.

## Wie entsteht Kundenguthaben?

Kundenguthaben kann auf verschiedene Weise entstehen:

### Automatische Überzahlungserkennung

Wenn ein Kunde eine Rechnung überbezahlt, erkennt Fynn die Differenz automatisch und bucht den überschüssigen Betrag als Guthaben auf das Kundenkonto. Der offene Betrag der Rechnung wird dabei automatisch auf null gesetzt.

```
Beispiel:
- Rechnung: 100,00 €
- Eingehende Zahlung: 130,00 €
- Ergebnis: Rechnung ist bezahlt, 30,00 € werden als Guthaben gutgeschrieben
```

Dieses Verhalten muss in den Einstellungen aktiviert werden (siehe [Einstellungen konfigurieren](#einstellungen-konfigurieren)).

<Note>
  Geht nach einer Überzahlung eine weitere Zahlung auf dieselbe Rechnung ein, wird nur der neue Überschuss zusätzlich gutgeschrieben. Fynn verhindert, dass bereits verrechnete Beträge doppelt übertragen werden.
</Note>

### Gutschrift für zukünftige Rechnungen

Wenn du eine Gutschrift erstellst und die Aktion "Gutschrift für zukünftige Rechnungen" wählst, wird der Betrag dem Kundenguthaben hinzugefügt. Mehr dazu unter [Korrigieren](/guide/invoices/invoice-actions).

### Manuelles Guthaben

Du kannst einem Kunden manuell Guthaben hinzufügen, z. B. als Entschädigung oder bei einer individuellen Vereinbarung.

## Automatische Anrechnung auf offene Rechnungen

Fynn kann vorhandenes Kundenguthaben automatisch auf offene Rechnungen anrechnen. Die Verrechnung erfolgt in einer festen Reihenfolge: Die älteste fällige Rechnung wird zuerst bedient, dann die nächstältere, und so weiter.

```
Beispiel:
- Kundenguthaben: 70,00 €
- Offene Rechnung A (Fälligkeit: 01.02.): 40,00 €
- Offene Rechnung B (Fälligkeit: 15.02.): 60,00 €
- Ergebnis: Rechnung A wird vollständig beglichen (40,00 €),
  30,00 € werden auf Rechnung B angerechnet (noch 30,00 € offen)
```

Die automatische Anrechnung wird nach jeder Guthabenänderung ausgelöst, etwa wenn eine Überzahlung eingeht oder manuell Guthaben hinzugefügt wird.

<Info>
  Die Sortierung der offenen Rechnungen erfolgt nach Fälligkeitsdatum, dann nach Finalisierungsdatum. Bei identischen Daten entscheidet die Rechnungs-ID als letztes Kriterium.
</Info>

### Anrechnung bei Finalisierung

Wenn eine Rechnung finalisiert wird, prüft Fynn ebenfalls, ob der Kunde Guthaben hat. Falls ja, wird das verfügbare Guthaben auf die Rechnung angewendet:

```
Beispiel:
- Neue Rechnung: 100,00 €
- Kundenguthaben: 30,00 €
- Ergebnis: Kunde muss nur noch 70,00 € bezahlen
```

<Note>
  Das Guthaben wird nur bis zur Höhe des Rechnungsbetrags angewendet. Wenn ein Kunde 50,00 € Guthaben hat, aber die Rechnung nur 30,00 € beträgt, werden nur 30,00 € verwendet. Die restlichen 20,00 € bleiben als Guthaben erhalten.
</Note>

## Einstellungen konfigurieren

Zwei Einstellungen steuern das Verhalten des Kundenguthabens. Beide können global unter **Einstellungen > Abrechnung** gesetzt und pro Kunde individuell überschrieben werden.

| Einstellung                                              | Beschreibung                                                                            | Standard    |
| -------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------- | ----------- |
| **Überzahlungen als Guthaben verbuchen**                 | Überschüssige Zahlungsbeträge werden automatisch dem Kundenguthaben gutgeschrieben      | Deaktiviert |
| **Guthaben automatisch auf offene Rechnungen anrechnen** | Vorhandenes Guthaben wird automatisch auf offene Rechnungen angewendet (älteste zuerst) | Aktiviert   |

<Tabs>
  <Tab title="Global konfigurieren">
    <Steps>
      <Step title="Abrechnungseinstellungen öffnen">
        Navigiere zu **Einstellungen > Abrechnung**.
      </Step>

      <Step title="Wallet-Einstellungen anpassen">
        Aktiviere oder deaktiviere die gewünschten Optionen im Abschnitt **Kundenguthaben**.
      </Step>

      <Step title="Speichern">
        Bestätige die Änderungen mit **Speichern**.
      </Step>
    </Steps>
  </Tab>

  <Tab title="Pro Kunde konfigurieren">
    <Steps>
      <Step title="Kundendetails öffnen">
        Navigiere zu **Kunden** und wähle den gewünschten Kunden aus.
      </Step>

      <Step title="Einstellungen Tab öffnen">
        Klicke auf den Tab **Einstellungen** in der Kundendetailansicht.
      </Step>

      <Step title="Wallet-Einstellungen anpassen">
        Passe die Einstellungen im Abschnitt **Abrechnung** an. Die Werte überschreiben die globalen Einstellungen für diesen Kunden.
      </Step>
    </Steps>
  </Tab>
</Tabs>

<Info>
  Kundenspezifische Einstellungen haben Vorrang vor den globalen Werten. Wenn du eine Einstellung für einen Kunden individuell setzt, wird der globale Wert für diesen Kunden nicht mehr berücksichtigt.
</Info>

## Guthaben bei Rechnungsstornierung

Wenn eine Rechnung storniert wird, auf die bereits Guthaben angewendet wurde, passiert Folgendes:

1. **Guthaben wird zurückgebucht**: Das verwendete Guthaben wird dem Kunden wieder gutgeschrieben
2. **Vollständige Rückabwicklung**: Die ursprüngliche Guthaben-Transaktion wird durch eine Rückbuchung ausgeglichen
3. **Nachvollziehbarkeit**: Alle Transaktionen bleiben im System erhalten und sind nachvollziehbar (GoBD-konform)

<Warning>
  Bei einer Stornierung wird das Guthaben immer zurückgebucht, da die Rechnung so behandelt wird, als hätte sie nie existiert.
</Warning>

## Guthaben bei Gutschriften

Wenn du eine Gutschrift für eine bereits bezahlte Rechnung erstellst, wird das Guthaben **nicht** automatisch zurückgebucht. Stattdessen hängt es von der gewählten Aktion ab:

| Aktion                                   | Guthaben-Impact                                                                                                     |
| ---------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Rückerstattung**                       | Keine Auswirkung auf Guthaben. Die Gutschrift wird als neue Verbindlichkeit behandelt und per Auszahlung beglichen. |
| **Betrag anpassen**                      | Keine Auswirkung auf Guthaben. Die Gutschrift gleicht nur den Debitoren-Saldo aus.                                  |
| **Gutschrift für zukünftige Rechnungen** | Der Gutschriftsbetrag wird dem Kundenguthaben hinzugefügt.                                                          |

<Info>
  Gutschriften sind separate Belege und keine Korrekturen der ursprünglichen Rechnung. Daher wird das ursprünglich verwendete Guthaben nicht zurückgebucht.
</Info>

## Herkunft der Zahlungsmethode

Bei Guthaben, das aus einer Überzahlung stammt, speichert Fynn die ursprüngliche Zahlungsmethode, das verwendete Gateway und die Transaktionsreferenz. Diese Informationen sind relevant, wenn das Guthaben später ausgezahlt werden soll, da Auszahlungen aus regulatorischen Gründen über den gleichen Zahlungsweg erfolgen müssen.

## Guthaben-Transaktionen

Jede Bewegung des Kundenguthabens wird als separate Transaktion dokumentiert. Dies gewährleistet:

* **Vollständige Nachvollziehbarkeit**: Jede Änderung ist dokumentiert
* **GoBD-Konformität**: Alle Transaktionen sind unveränderlich und nachvollziehbar
* **Transparenz**: Kunden können ihre Guthaben-Historie einsehen

### Transaktionstypen

| Typ                         | Beschreibung                               | Betrag  |
| --------------------------- | ------------------------------------------ | ------- |
| **Manuelles Guthaben**      | Guthaben wurde manuell hinzugefügt         | Positiv |
| **Auf Rechnung angewendet** | Guthaben wurde für eine Rechnung verwendet | Negativ |
| **Rechnung storniert**      | Rückbuchung bei Rechnungsstornierung       | Positiv |
| **Überzahlung**             | Kunde hat Rechnung überbezahlt             | Positiv |
| **Gutschrift gewährt**      | Gutschrift wurde als Guthaben gewährt      | Positiv |

## Guthaben einsehen

Du kannst das aktuelle Guthaben eines Kunden in der Kundenübersicht einsehen. Dort siehst du:

* Den aktuellen Guthabenstand
* Die Transaktionshistorie
* Verknüpfte Rechnungen und Gutschriften

<Note>
  Das Guthaben wird pro Währung separat geführt. Ein Kunde kann also beispielsweise 50,00 € in EUR und 30,00 \$ in USD als Guthaben haben.
</Note>

## Praxisbeispiele

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Kunde zahlt per Überweisung zu viel">
    Ein Kunde überweist 500,00 € für eine Rechnung über 450,00 €. Fynn erkennt die Überzahlung von 50,00 € und bucht sie automatisch als Guthaben. Die nächste Rechnung des Kunden wird um 50,00 € reduziert, sofern die automatische Anrechnung aktiviert ist.
  </Accordion>

  <Accordion title="Mehrere offene Rechnungen nach Überzahlung">
    Ein Kunde hat 200,00 € Guthaben und drei offene Rechnungen: 80,00 € (fällig 01.03.), 150,00 € (fällig 15.03.) und 50,00 € (fällig 31.03.). Fynn verrechnet zuerst die 80,00 €-Rechnung vollständig, dann werden 120,00 € auf die 150,00 €-Rechnung angerechnet. Die dritte Rechnung bleibt unberührt, da kein Guthaben mehr verfügbar ist.
  </Accordion>

  <Accordion title="Überzahlung ist deaktiviert">
    Wenn die Einstellung "Überzahlungen als Guthaben verbuchen" deaktiviert ist, wird eine Überzahlung nicht automatisch ins Guthaben übertragen. Der überzahlte Betrag bleibt als Differenz bestehen und muss manuell verarbeitet werden.
  </Accordion>

  <Accordion title="Kundenspezifische Einstellung überschreibt global">
    Global ist die automatische Anrechnung aktiviert, aber für einen bestimmten Kunden wurde sie deaktiviert. Guthaben, das bei diesem Kunden entsteht, wird nicht automatisch auf seine offenen Rechnungen angerechnet. Es bleibt stattdessen im Wallet stehen, bis du es manuell zuweist oder der Kunde eine neue Rechnung erhält, auf die es bei Finalisierung angewendet wird.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## Häufige Fragen

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Kann ein Kunde negatives Guthaben haben?">
    Nein. Das System verhindert, dass das Guthaben negativ wird. Wenn Guthaben auf eine Rechnung angewendet wird, wird nur so viel verwendet, wie verfügbar ist.
  </Accordion>

  <Accordion title="Was passiert, wenn eine Rechnung mit Guthaben storniert wird?">
    Das verwendete Guthaben wird automatisch zurückgebucht. Der Kunde erhält sein Guthaben zurück.
  </Accordion>

  <Accordion title="Kann ich Guthaben manuell entfernen?">
    Ja, du kannst Guthaben manuell anpassen. Dies sollte jedoch nur in Ausnahmefällen erfolgen und wird im Verlaufsprotokoll dokumentiert.
  </Accordion>

  <Accordion title="Wie unterscheidet sich Guthaben vom Debitoren-Saldo?">
    Der **Debitoren-Saldo** zeigt die gesamte Forderungsposition (Rechnungen minus Zahlungen minus Gutschriften). Das **Kundenguthaben** zeigt nur das verfügbare Guthaben, das auf zukünftige Rechnungen angewendet werden kann. Wenn ein Kunde Guthaben hat, sollte der Debitoren-Saldo negativ sein, und dieser Betrag sollte dem Guthaben entsprechen.
  </Accordion>

  <Accordion title="Werden Überzahlungen bei mehrfachen Zahlungseingängen doppelt verbucht?">
    Nein. Fynn vergleicht bei jeder Zahlung den bereits übertragenen Betrag mit dem aktuellen Überschuss und bucht nur die Differenz. So wird sichergestellt, dass keine doppelten Gutschriften entstehen.
  </Accordion>

  <Accordion title="Warum wird meine Überzahlung nicht als Guthaben verbucht?">
    Prüfe, ob die Einstellung "Überzahlungen als Guthaben verbuchen" aktiviert ist. Diese findest du unter **Einstellungen > Abrechnung** oder in den individuellen Kundeneinstellungen. Standardmäßig ist sie deaktiviert.
  </Accordion>
</AccordionGroup>