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Die HubSpot Integration ermöglicht eine nahtlose Verbindung zwischen Fynn und HubSpot, um Angebote aus Fynn als Deals in HubSpot zu erstellen und mit der Pipeline zu synchronisieren. Darüber hinaus werden die Kontakte synchronisiert, und Status-Informationen zu unterschriebenen Dokumenten und Ansichten werden in der Deal-Pipeline angezeigt. Außerdem kannst du in HubSpot direkt ein Angebot am Kontakt/Unternehmen anlegen. Erfahre mehr über die Funktionalitäten der HubSpot Integration und wie du sie in Fynn nutzen kannst:

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Vorteile

  • Erstellung von Deals aus Angeboten: Mit der HubSpot Integration kannst du Angebote aus Fynn direkt als Deals in HubSpot erstellen und mit der Pipeline synchronisieren, um den Vertriebsprozess zu optimieren.
  • Synchronisation von Kontakten: Die Integration synchronisiert Kontakte zwischen Fynn und HubSpot, um sicherzustellen, dass deine Kundendaten immer auf dem neuesten Stand sind.
  • Synchronisation von Status-Informationen: Status-Informationen zu unterschriebenen Dokumenten und Ansichten werden als Timeline-Events synchronisiert, damit dein Team den Fortschritt der Kundeninteraktionen verfolgen kann.
  • Direkte Angebotserstellung in HubSpot: Du kannst auch direkt in HubSpot ein Angebot am Kontakt/Unternehmen erstellen, um den Vertriebsprozess noch effizienter zu gestalten.
Diese Integration ist nur in Kombination mit dem Angebots-Addon verfügbar.

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HubSpot verbinden

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Einstellungen öffnen

Öffne die Einstellungen in Fynn unter “Einstellungen” und klicke auf “CRM”.
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HubSpot verbinden

Klicke auf “HubSpot verbinden” und melde dich mit deinem HubSpot Account an. Du wirst nun zu HubSpot weitergeleitet, um Fynn die benötigten Berechtigungen zu erteilen.
HubSpot verbinden
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Berechtigungen erteilen

Klicke auf “Genehmigen”, um Fynn die benötigten Berechtigungen zu erteilen.Nachdem du die Berechtigungen erteilt hast, wirst du zurück zu Fynn geleitet und die Integration ist abgeschlossen.
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Pipeline und Stages konfigurieren

Nachdem du die Berechtigungen erteilt hast, kannst du die Pipeline und Stages konfigurieren, die du mit HubSpot synchronisieren möchtest.
Wähle die Pipeline aus, in der die Deals aus Fynn erstellt werden sollen.
Wird ein Angebot in Fynn an Empfänger versendet, wird der Deal in HubSpot in diese Stage versendet.
Wird ein Angebot in Fynn von einem Empfänger unterschrieben, wird der Deal in HubSpot in diese Stage verschoben.
Wird ein Angebot in Fynn von einem Empfänger abgelehnt, oder storniert, wird der Deal in HubSpot in diese Stage verschoben.
Pipeline und Stages konfigurieren
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Einrichtung abgeschlossen 🎉

Die HubSpot Integration ist nun erfolgreich eingerichtet und du kannst Angebote aus Fynn direkt als Deals in HubSpot erstellen und mit der Pipeline synchronisieren.

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Angebote / Deals erstellen

Um Angebote aus Fynn als Deals in HubSpot zu erstellen, sehe dir dazu den Angebote Bereich an.

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Abrechnungsfortschritt in HubSpot

In HubSpot siehst du an jedem Kontakt und Unternehmen eine Karte mit dem Abrechnungsfortschritt: wie viel für den Kunden bereits fakturiert wurde und, bei Verträgen mit einem festen Gesamtvolumen, wie viel noch offen ist. Bei einzelnen Abonnements gibt es zusätzlich eine Fortschrittsanzeige direkt auf der Abonnement-Ebene. Bei unbefristeten Abonnements ohne festes Vertragsvolumen wird nur der bereits fakturierte Betrag angezeigt. Es gibt kein sinnvolles Soll, das sich ausweisen ließe.
Die Karte erscheint automatisch in der Seitenleiste, sobald für den Kunden Rechnungen in Fynn vorhanden sind.

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Unternehmen & Deal Synchronisation

Fynn synchronisiert HubSpot-Unternehmen und Deals in eine lokale Datenbank. Dies ermöglicht die Zuordnung von HubSpot-Unternehmen zu Fynn-Kunden und HubSpot-Deals zu Fynn-Abonnements — die Grundlage für das Provisionsmodul.

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Was wird synchronisiert?

Unternehmen

  • Name
  • Domain
  • Besitzer (Name + E-Mail)

Deals

  • Name
  • Deal-Stage
  • Pipeline
  • Betrag & Währung
  • Besitzer (Name + E-Mail)
  • Abschlussdatum
  • Positionen (Line Items)

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Wann wird synchronisiert?

1

Erstmalige Synchronisation

Die erste Synchronisation startest du manuell — entweder über den Mapping-Wizard oder über die Einstellungen mit dem Button “Jetzt synchronisieren”. Dabei werden alle bestehenden Unternehmen und Deals aus HubSpot geladen.
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Echtzeit-Updates

Nach der Ersteinrichtung werden Änderungen in HubSpot automatisch in Echtzeit übernommen. Das betrifft unter anderem:
  • Neue Unternehmen oder Deals
  • Namensänderungen
  • Stage-Wechsel bei Deals
  • Besitzer-Wechsel
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Periodischer Abgleich

Als zusätzliches Sicherheitsnetz gleicht Fynn regelmäßig alle Daten mit HubSpot ab, um sicherzustellen, dass keine Änderungen verpasst werden.

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Mapping-Wizard

Mit dem Mapping-Wizard ordnest du deine HubSpot-Daten den entsprechenden Fynn-Objekten zu. Der Wizard führt dich in drei Schritten durch den Prozess:
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Unternehmen zuordnen

HubSpot-Unternehmen werden Fynn-Kunden zugeordnet. Fynn schlägt dabei automatisch Zuordnungen vor — basierend auf E-Mail-Domain und Firmenname. Ein HubSpot-Unternehmen kann auch mehreren Fynn-Kunden zugeordnet werden.
2

Deals zuordnen

HubSpot-Deals werden Fynn-Abonnements zugeordnet. Du kannst Deals nach Stage filtern (z.B. nur “Closed Won”), um die Übersicht zu behalten. Mehrere Deals können demselben Abonnement zugeordnet werden.
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Überprüfen & Anwenden

Alle Zuordnungen werden übersichtlich zusammengefasst. Nach deiner Bestätigung werden sie angewendet.
Du kannst den Mapping-Wizard jederzeit erneut öffnen, um bestehende Zuordnungen anzupassen oder neue hinzuzufügen.

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Voraussetzungen

Damit die Unternehmen & Deal Synchronisation genutzt werden kann, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
  • HubSpot muss verbunden sein — Die Verbindung erfolgt per OAuth wie oben beschrieben.
  • HubSpot-Berechtigungen — Fynn benötigt Lesezugriff auf Unternehmen, Deals und Besitzer (Companies Read, Deals Read, Owners Read). Diese Berechtigungen werden bei der Verbindung automatisch angefordert.

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Häufige Fragen

Es wird automatisch aus der lokalen Datenbank entfernt. Bestehende Zuordnungen zu Fynn-Kunden bleiben erhalten und können im Mapping-Wizard angepasst werden.
Ja, du kannst den Mapping-Wizard jederzeit erneut öffnen und Zuordnungen anpassen, entfernen oder neue hinzufügen.
Nein, die Synchronisation ist ausschließlich lesend. Fynn schreibt keine Daten zurück nach HubSpot.
Änderungen in HubSpot werden in Echtzeit übernommen. Zusätzlich findet ein periodischer Abgleich statt, der als Sicherheitsnetz dient, um keine Änderungen zu verpassen.

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Fynn → HubSpot Feld-Synchronisation

Neben der Zuordnung von HubSpot-Feldern nach Fynn kannst du auch die umgekehrte Richtung einrichten: Fynn-Daten werden nach HubSpot geschrieben. Werte wie das nächste Abrechnungsdatum, der Vertragsstatus oder die Kundennummer bleiben in HubSpot damit aktuell. Die Konfiguration findest du in den HubSpot-Einstellungen in der Karte “Fynn → HubSpot”, direkt neben der bestehenden Feld-Zuordnung.

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Was kann synchronisiert werden?

Die Synchronisation ist in drei Bereiche unterteilt:

Kunden

Firmenname, Kundennummer, USt-ID, Land, Status, E-Mail sowie deine eigenen Felder.

Abos

Vertragsbeginn, Vertragsende, Kündigungsdatum, nächstes Abrechnungsdatum, Status, Abonummer, Laufzeit, Vertragswert sowie deine eigenen Felder.

Assets

Hauptkennung, Status, Typ, Lieferdatum sowie weitere Attribute.
Für jedes Fynn-Feld legst du das Ziel in HubSpot fest: zuerst das HubSpot-Objekt, dann die HubSpot-Property. Die Properties werden aus deinem verbundenen HubSpot-Account geladen, auch deine eigenen. Welche Objekte pro Bereich möglich sind:
Damit ein Feld geschrieben werden kann, muss HubSpot verbunden und der Fynn-Datensatz mit einem HubSpot-Objekt verknüpft sein: Kunden mit einem HubSpot-Unternehmen über die bestehende Zuordnung, Abos mit einem verknüpften Deal.

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Einrichten

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Bereich wählen

Wechsle in der Karte “Fynn → HubSpot” zum Tab “Kunden”, “Abos” oder “Assets”.
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HubSpot-Objekt wählen

Lege für ein Fynn-Feld fest, in welches HubSpot-Objekt es geschrieben wird.
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HubSpot-Property wählen

Wähle die Ziel-Property in HubSpot. Verfügbar sind alle Properties des gewählten Objekts, auch deine eigenen.
Eine HubSpot-Property kann nur von einem einzigen Fynn-Feld befüllt werden. Ist ein Ziel bereits belegt, musst du die Zuordnung erst auflösen, bevor du speichern kannst.

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Wann wird synchronisiert?

Die Synchronisation läuft automatisch. Sobald sich ein Wert in Fynn ändert, wird die Änderung in das verknüpfte HubSpot-Objekt geschrieben, in der Regel innerhalb einer Minute. Das gilt etwa, wenn ein Abo gekündigt wird, ein Abrechnungslauf das nächste Abrechnungsdatum weitersetzt oder du Kundendaten bearbeitest. Änderungen werden gesammelt und gebündelt übertragen. So bleibt die Synchronisation auch bei mehreren tausend Datensätzen zuverlässig.