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Das Kundenguthaben (auch Wallet Balance genannt) ist ein separates Guthabenkonto, das vorausbezahlte Kredite deiner Kunden verwaltet. Dieses Guthaben kann automatisch auf zukünftige Rechnungen angewendet werden und reduziert den zu zahlenden Betrag.

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Was ist das Kundenguthaben?

Das Kundenguthaben funktioniert wie ein “Guthabenkonto” für deine Kunden. Wenn ein Kunde Guthaben hat, bedeutet das:
  • Aus Geschäftssicht: Der Kunde hat vorausbezahltes Guthaben, das er nutzen kann
  • Aus buchhalterischer Sicht: Du schuldest dem Kunden Geld (negativer Debitoren-Saldo)
Das Guthaben wird automatisch auf neue Rechnungen angewendet, sodass der Kunde weniger bezahlen muss.

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Wie entsteht Kundenguthaben?

Kundenguthaben kann auf verschiedene Weise entstehen:

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Automatische Überzahlungserkennung

Wenn ein Kunde eine Rechnung überbezahlt, erkennt Fynn die Differenz automatisch und bucht den überschüssigen Betrag als Guthaben auf das Kundenkonto. Der offene Betrag der Rechnung wird dabei automatisch auf null gesetzt. 
Beispiel:
- Rechnung: 100,00 €
- Eingehende Zahlung: 130,00 €
- Ergebnis: Rechnung ist bezahlt, 30,00 € werden als Guthaben gutgeschrieben
Dieses Verhalten muss in den Einstellungen aktiviert werden (siehe Einstellungen konfigurieren).
Geht nach einer Überzahlung eine weitere Zahlung auf dieselbe Rechnung ein, wird nur der neue Überschuss zusätzlich gutgeschrieben. Fynn verhindert, dass bereits verrechnete Beträge doppelt übertragen werden.

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Gutschrift für zukünftige Rechnungen

Wenn du eine Gutschrift erstellst und die Aktion “Gutschrift für zukünftige Rechnungen” wählst, wird der Betrag dem Kundenguthaben hinzugefügt. Mehr dazu unter Korrigieren.

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Manuelles Guthaben

Du kannst einem Kunden manuell Guthaben hinzufügen, z. B. als Entschädigung oder bei einer individuellen Vereinbarung.

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Automatische Anrechnung auf offene Rechnungen

Fynn kann vorhandenes Kundenguthaben automatisch auf offene Rechnungen anrechnen. Die Verrechnung erfolgt in einer festen Reihenfolge: Die älteste fällige Rechnung wird zuerst bedient, dann die nächstältere, und so weiter. 
Beispiel:
- Kundenguthaben: 70,00 €
- Offene Rechnung A (Fälligkeit: 01.02.): 40,00 €
- Offene Rechnung B (Fälligkeit: 15.02.): 60,00 €
- Ergebnis: Rechnung A wird vollständig beglichen (40,00 €),
  30,00 € werden auf Rechnung B angerechnet (noch 30,00 € offen)
Die automatische Anrechnung wird nach jeder Guthabenänderung ausgelöst, etwa wenn eine Überzahlung eingeht oder manuell Guthaben hinzugefügt wird.
Die Sortierung der offenen Rechnungen erfolgt nach Fälligkeitsdatum, dann nach Finalisierungsdatum. Bei identischen Daten entscheidet die Rechnungs-ID als letztes Kriterium.

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Anrechnung bei Finalisierung

Wenn eine Rechnung finalisiert wird, prüft Fynn ebenfalls, ob der Kunde Guthaben hat. Falls ja, wird das verfügbare Guthaben auf die Rechnung angewendet: 
Beispiel:
- Neue Rechnung: 100,00 €
- Kundenguthaben: 30,00 €
- Ergebnis: Kunde muss nur noch 70,00 € bezahlen
Das Guthaben wird nur bis zur Höhe des Rechnungsbetrags angewendet. Wenn ein Kunde 50,00 € Guthaben hat, aber die Rechnung nur 30,00 € beträgt, werden nur 30,00 € verwendet. Die restlichen 20,00 € bleiben als Guthaben erhalten.

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Einstellungen konfigurieren

Zwei Einstellungen steuern das Verhalten des Kundenguthabens. Beide können global unter Einstellungen > Abrechnung gesetzt und pro Kunde individuell überschrieben werden.
EinstellungBeschreibungStandard
Überzahlungen als Guthaben verbuchenÜberschüssige Zahlungsbeträge werden automatisch dem Kundenguthaben gutgeschriebenDeaktiviert
Guthaben automatisch auf offene Rechnungen anrechnenVorhandenes Guthaben wird automatisch auf offene Rechnungen angewendet (älteste zuerst)Aktiviert
1

Abrechnungseinstellungen öffnen

Navigiere zu Einstellungen > Abrechnung.
2

Wallet-Einstellungen anpassen

Aktiviere oder deaktiviere die gewünschten Optionen im Abschnitt Kundenguthaben.
3

Speichern

Bestätige die Änderungen mit Speichern.
Kundenspezifische Einstellungen haben Vorrang vor den globalen Werten. Wenn du eine Einstellung für einen Kunden individuell setzt, wird der globale Wert für diesen Kunden nicht mehr berücksichtigt.

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Guthaben bei Rechnungsstornierung

Wenn eine Rechnung storniert wird, auf die bereits Guthaben angewendet wurde, passiert Folgendes:
  1. Guthaben wird zurückgebucht: Das verwendete Guthaben wird dem Kunden wieder gutgeschrieben
  2. Vollständige Rückabwicklung: Die ursprüngliche Guthaben-Transaktion wird durch eine Rückbuchung ausgeglichen
  3. Nachvollziehbarkeit: Alle Transaktionen bleiben im System erhalten und sind nachvollziehbar (GoBD-konform)
Bei einer Stornierung wird das Guthaben immer zurückgebucht, da die Rechnung so behandelt wird, als hätte sie nie existiert.

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Guthaben bei Gutschriften

Wenn du eine Gutschrift für eine bereits bezahlte Rechnung erstellst, wird das Guthaben nicht automatisch zurückgebucht. Stattdessen hängt es von der gewählten Aktion ab:
AktionGuthaben-Impact
RückerstattungKeine Auswirkung auf Guthaben. Die Gutschrift wird als neue Verbindlichkeit behandelt und per Auszahlung beglichen.
Betrag anpassenKeine Auswirkung auf Guthaben. Die Gutschrift gleicht nur den Debitoren-Saldo aus.
Gutschrift für zukünftige RechnungenDer Gutschriftsbetrag wird dem Kundenguthaben hinzugefügt.
Gutschriften sind separate Belege und keine Korrekturen der ursprünglichen Rechnung. Daher wird das ursprünglich verwendete Guthaben nicht zurückgebucht.

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Herkunft der Zahlungsmethode

Bei Guthaben, das aus einer Überzahlung stammt, speichert Fynn die ursprüngliche Zahlungsmethode, das verwendete Gateway und die Transaktionsreferenz. Diese Informationen sind relevant, wenn das Guthaben später ausgezahlt werden soll, da Auszahlungen aus regulatorischen Gründen über den gleichen Zahlungsweg erfolgen müssen.

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Guthaben-Transaktionen

Jede Bewegung des Kundenguthabens wird als separate Transaktion dokumentiert. Dies gewährleistet:
  • Vollständige Nachvollziehbarkeit: Jede Änderung ist dokumentiert
  • GoBD-Konformität: Alle Transaktionen sind unveränderlich und nachvollziehbar
  • Transparenz: Kunden können ihre Guthaben-Historie einsehen

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Transaktionstypen

TypBeschreibungBetrag
Manuelles GuthabenGuthaben wurde manuell hinzugefügtPositiv
Auf Rechnung angewendetGuthaben wurde für eine Rechnung verwendetNegativ
Rechnung storniertRückbuchung bei RechnungsstornierungPositiv
ÜberzahlungKunde hat Rechnung überbezahltPositiv
Gutschrift gewährtGutschrift wurde als Guthaben gewährtPositiv

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Guthaben einsehen

Du kannst das aktuelle Guthaben eines Kunden in der Kundenübersicht einsehen. Dort siehst du:
  • Den aktuellen Guthabenstand
  • Die Transaktionshistorie
  • Verknüpfte Rechnungen und Gutschriften
Das Guthaben wird pro Währung separat geführt. Ein Kunde kann also beispielsweise 50,00 € in EUR und 30,00 $ in USD als Guthaben haben.

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Praxisbeispiele

Ein Kunde überweist 500,00 € für eine Rechnung über 450,00 €. Fynn erkennt die Überzahlung von 50,00 € und bucht sie automatisch als Guthaben. Die nächste Rechnung des Kunden wird um 50,00 € reduziert, sofern die automatische Anrechnung aktiviert ist.
Ein Kunde hat 200,00 € Guthaben und drei offene Rechnungen: 80,00 € (fällig 01.03.), 150,00 € (fällig 15.03.) und 50,00 € (fällig 31.03.). Fynn verrechnet zuerst die 80,00 €-Rechnung vollständig, dann werden 120,00 € auf die 150,00 €-Rechnung angerechnet. Die dritte Rechnung bleibt unberührt, da kein Guthaben mehr verfügbar ist.
Wenn die Einstellung “Überzahlungen als Guthaben verbuchen” deaktiviert ist, wird eine Überzahlung nicht automatisch ins Guthaben übertragen. Der überzahlte Betrag bleibt als Differenz bestehen und muss manuell verarbeitet werden.
Global ist die automatische Anrechnung aktiviert, aber für einen bestimmten Kunden wurde sie deaktiviert. Guthaben, das bei diesem Kunden entsteht, wird nicht automatisch auf seine offenen Rechnungen angerechnet. Es bleibt stattdessen im Wallet stehen, bis du es manuell zuweist oder der Kunde eine neue Rechnung erhält, auf die es bei Finalisierung angewendet wird.

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Häufige Fragen

Nein. Das System verhindert, dass das Guthaben negativ wird. Wenn Guthaben auf eine Rechnung angewendet wird, wird nur so viel verwendet, wie verfügbar ist.
Das verwendete Guthaben wird automatisch zurückgebucht. Der Kunde erhält sein Guthaben zurück.
Ja, du kannst Guthaben manuell anpassen. Dies sollte jedoch nur in Ausnahmefällen erfolgen und wird im Verlaufsprotokoll dokumentiert.
Der Debitoren-Saldo zeigt die gesamte Forderungsposition (Rechnungen minus Zahlungen minus Gutschriften). Das Kundenguthaben zeigt nur das verfügbare Guthaben, das auf zukünftige Rechnungen angewendet werden kann. Wenn ein Kunde Guthaben hat, sollte der Debitoren-Saldo negativ sein, und dieser Betrag sollte dem Guthaben entsprechen.
Nein. Fynn vergleicht bei jeder Zahlung den bereits übertragenen Betrag mit dem aktuellen Überschuss und bucht nur die Differenz. So wird sichergestellt, dass keine doppelten Gutschriften entstehen.
Prüfe, ob die Einstellung “Überzahlungen als Guthaben verbuchen” aktiviert ist. Diese findest du unter Einstellungen > Abrechnung oder in den individuellen Kundeneinstellungen. Standardmäßig ist sie deaktiviert.