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Das Kundenguthaben (auch Wallet Balance genannt) ist ein separates Guthabenkonto, das vorausbezahlte Kredite deiner Kunden verwaltet. Dieses Guthaben kann automatisch auf zukünftige Rechnungen angewendet werden und reduziert den zu zahlenden Betrag.

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Was ist das Kundenguthaben?

Das Kundenguthaben funktioniert wie ein “Guthabenkonto” für deine Kunden. Wenn ein Kunde Guthaben hat, bedeutet das:
  • Aus Geschäftssicht: Der Kunde hat vorausbezahltes Guthaben, das er nutzen kann
  • Aus buchhalterischer Sicht: Du schuldest dem Kunden Geld (negativer Debitoren-Saldo)
Das Guthaben wird automatisch auf neue Rechnungen angewendet, sodass der Kunde weniger bezahlen muss.

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Wie entsteht Kundenguthaben?

Kundenguthaben kann auf verschiedene Weise entstehen:

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1. Überzahlung

Wenn ein Kunde eine Rechnung überbezahlt, wird der überbezahlte Betrag automatisch als Guthaben gutgeschrieben.

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3. Gutschrift für zukünftige Rechnungen

Wenn du eine Gutschrift erstellst und die Aktion “Gutschrift für zukünftige Rechnungen” wählst, wird der Betrag dem Kundenguthaben hinzugefügt.

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Automatische Anwendung auf Rechnungen

Wenn eine Rechnung finalisiert wird, prüft das System automatisch, ob der Kunde Guthaben hat. Falls ja, wird das Guthaben automatisch auf die Rechnung angewendet: 
Beispiel:
- Rechnung: €100
- Kundenguthaben: €30
- Ergebnis: Kunde muss nur noch €70 bezahlen
Das Guthaben wird nur bis zur Höhe des Rechnungsbetrags angewendet. Wenn ein Kunde €50 Guthaben hat, aber die Rechnung nur €30 beträgt, werden nur €30 verwendet. Die restlichen €20 bleiben als Guthaben erhalten.

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Guthaben bei Rechnungsstornierung

Wenn eine Rechnung storniert wird, auf die bereits Guthaben angewendet wurde, passiert Folgendes:
  1. Guthaben wird zurückgebucht: Das verwendete Guthaben wird dem Kunden wieder gutgeschrieben
  2. Vollständige Rückabwicklung: Die ursprüngliche Guthaben-Transaktion wird durch eine Rückbuchung ausgeglichen
  3. Nachvollziehbarkeit: Alle Transaktionen bleiben im System erhalten und sind nachvollziehbar (GoBD-konform)
Wichtig: Bei einer Stornierung wird das Guthaben immer zurückgebucht, da die Rechnung so behandelt wird, als hätte sie nie existiert.

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Guthaben bei Gutschriften

Wenn du eine Gutschrift für eine bereits bezahlte Rechnung erstellst, wird das Guthaben nicht automatisch zurückgebucht. Stattdessen hängt es von der gewählten Aktion ab:
AktionGuthaben-Impact
RückerstattungKeine Auswirkung auf Guthaben. Die Gutschrift wird als neue Verbindlichkeit behandelt und per Auszahlung beglichen.
Betrag anpassenKeine Auswirkung auf Guthaben. Die Gutschrift gleicht nur den Debitoren-Saldo aus.
Gutschrift für zukünftige RechnungenDer Gutschriftsbetrag wird dem Kundenguthaben hinzugefügt.
Gutschriften sind separate Belege und keine Korrekturen der ursprünglichen Rechnung. Daher wird das ursprünglich verwendete Guthaben nicht zurückgebucht.

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Guthaben-Transaktionen

Jede Bewegung des Kundenguthabens wird als separate Transaktion dokumentiert. Dies gewährleistet:
  • Vollständige Nachvollziehbarkeit: Jede Änderung ist dokumentiert
  • GoBD-Konformität: Alle Transaktionen sind unveränderlich und nachvollziehbar
  • Transparenz: Kunden können ihre Guthaben-Historie einsehen

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Transaktionstypen

TypBeschreibungBetrag
Manuelles GuthabenGuthaben wurde manuell hinzugefügtPositiv
Auf Rechnung angewendetGuthaben wurde für eine Rechnung verwendetNegativ
Rechnung storniertRückbuchung bei RechnungsstornierungPositiv
ÜberzahlungKunde hat Rechnung überbezahltPositiv
Gutschrift gewährtGutschrift wurde als Guthaben gewährtPositiv

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Guthaben einsehen

Du kannst das aktuelle Guthaben eines Kunden in der Kundenübersicht einsehen. Dort siehst du:
  • Den aktuellen Guthabenstand
  • Die Transaktionshistorie
  • Verknüpfte Rechnungen und Gutschriften
Das Guthaben wird pro Währung separat geführt. Ein Kunde kann also beispielsweise €50 in EUR und $30 in USD als Guthaben haben.

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Häufige Fragen

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Kann ein Kunde negatives Guthaben haben?

Nein. Das System verhindert, dass das Guthaben negativ wird. Wenn Guthaben auf eine Rechnung angewendet wird, wird nur so viel verwendet, wie verfügbar ist.

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Was passiert, wenn eine Rechnung mit Guthaben storniert wird?

Das verwendete Guthaben wird automatisch zurückgebucht. Der Kunde erhält sein Guthaben zurück.

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Kann ich Guthaben manuell entfernen?

Ja, du kannst Guthaben manuell anpassen. Dies sollte jedoch nur in Ausnahmefällen erfolgen und wird im Verlaufsprotokoll dokumentiert.

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Wie unterscheidet sich Guthaben vom Debitoren-Saldo?

  • Debitoren-Saldo: Zeigt die gesamte Forderungsposition (Rechnungen minus Zahlungen minus Gutschriften)
  • Kundenguthaben: Zeigt nur das verfügbare Guthaben, das auf zukünftige Rechnungen angewendet werden kann
Wenn ein Kunde Guthaben hat, sollte der Debitoren-Saldo negativ sein (du schuldest dem Kunden Geld), und dieser Betrag sollte dem Guthaben entsprechen.