Mit Hilfe des Mahnwesens können automatisiert Mahnungen und Zahlungserinnerungen für Rechnungen erstellt werden. Das Mahnwesen kann für alle Rechnungen oder nur für ausgewählte Rechnungen aktiviert werden.

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Mahnwesen einrichten

Das Mahnwesen kann mit einfachen Regeln eingerichtet werden. Grundsätzlich wird unabhängig von der Art jeweils ein PDF Dokument erstellt und per E-Mail an den Kunden versendet.

Die E-Mail Vorlagen und das erstellte PDF Dokument können je Stufe individuell angepasst werden.

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Zahlungserinnerungen

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Einstellungen öffnen

Öffne die Einstellungen und wähle den Reiter “Mahnwesen”.

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Stufe einrichten

Wähle eines der vorgegebenen Stufen und den Typ der Stufe aus.

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Original-Rechnungskopie

Wähle aus ob die Original-Rechnung als Kopie an die E-Mail angehängt werden soll.

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Tage überfällig konfigurieren

Passe die Anzahl der Tage an, die die Rechnung überfällig sein muss, damit die Mahnstufe ausgelöst wird.

Ist bereits eine Mahnstufe ausgelöst, wird die Anzahl der Tage ab dem Erstellungsdatum des Mahndokuments der letzten Mahnstufe berechnet. Die Zahlungsfrist der Mahnstufe ist dabei nicht relevant.

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Zahlungsfrist

Passe die Zahlungsfrist an. Diese wird für die Berechnung des Fälligkeitsdatums der Mahnstufe verwendet. Die Zahlungsfrist wird auf das Datum der Ausführung der Mahnstufe addiert.

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E-Mail Vorlage anpassen

Die E-Mail Vorlage kann nach Belieben angepasst werden. Generiere eine Vorschau indem du auf “Test E-Mail versenden” klickst. Die E-Mail kann zum jetzigen Zeitpunkt nur Text enthalten.

Folgende Platzhalter sind verfügbar

  • {{ referencedInvoiceNumber }} - Rechnungsnummer
  • {{ referencedInvoiceDate }} - Rechnungsdatum
  • {{ totalGrossAmount }} - Rechnungsbetrag (brutto) (ggfs. inkl. Mahngebühren)
  • {{ dueDate }} - Fälligkeitsdatum der Zahlungserinnerung / Mahnung
  • {{ tenant.name }} - Name der Organisation aus den allgemeinen Einstellungen
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PDF Vorlage anpassen

Passe die PDF Vorlage nach Belieben an. Generiere eine Vorschau indem du auf “Test PDF Dokument erstellen” klickst.

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Stufe aktivieren

Die Mahnstufe kann nun über den Schalter “Aktiv” aktiviert oder deaktiviert werden.

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Stufe speichern

Speichere nun die vorgenommenen Einstellungen, indem du auf “Änderungen speichern” klickst.

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Mahnstufe erfolgreich eingerichtet 🎉

Die Mahnstufe wurde erfolgreich eingerichtet und wird automatisiert für bestehende und zukünftige Rechnungen ausgelöst, die die definierten Kriterien erfüllen.

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Mahnungen

Die Einrichtung der Mahnstufen erfolgt analog zu den Zahlungserinnerungen. Zusätzlich können Mahngebühren erhoben und ein Brief-Versand konfiguriert werden.

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Mahngebühren

Mahngebühren können pro Mahnstufe konfiguriert werden. Die Mahngebühren werden auf den Rechnungsbetrag (brutto) aufgeschlagen.

Zum jetzigen Zeitpunkt werden die Mahngebühren in der Buchhaltungsexporten nicht berücksichtigt.

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Brief-Versand

Der Brief-Versand kann pro Mahnstufe konfiguriert werden. Hierbei wird das Mahn-PDF Dokument über unseren Partner für den Brief-Versand in Farbe einseitig gedruckt und versendet.

Die Preise für den Brief-Versand sind der Preisliste zu entnehmen.

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Mahnwesen aussetzen

Das Aussetzen des Mahnwesen kann auf 3 Ebenen eingerichtet werden:

  1. Global
  2. Für einzelne Kunden
  3. Für einzelne Rechnungen

Wird das Mahnwesen wieder reaktiviert, werden alle Rechnungen, die sich in der Zwischenzeit überfällig geworden sind, berücksichtigt. Hierbei greift die nächste Mahnstufe, die auf Basis des aktuellen Rechnungsstatus berechnet wird.

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Global

Um das Mahnwesen global auszusetzen, kann dies in den Einstellungen (Einstellungen > Reiter “Mahnwesen”) an den jeweiligen Mahnstufen konfiguriert werden. Soll das Mahnwesen vollständig ausgesetzt werden, müssen alle Mahnstufen deaktiviert werden.

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Für einzelne Kunden

In den Kundenstammdaten kann das Mahnwesen für den jeweiligen Kunden ausgesetzt werden.

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Kundenstammdaten öffnen

Öffne die Kundenstammdaten des Kunden, für den das Mahnwesen ausgesetzt werden soll.

2

Reiter "Einstellungen" öffnen

Setze das Mahnwesen für den Kunden aus, indem du den Schalter “Mahnwesen deaktivieren” aktivierst. Zusätzlich ist es möglich für einzelne Kunden die Mahngebühren über die Schalter “Gebühren anwenden” zu deaktivieren.

3

Änderungen speichern

Speichere die Änderungen, indem du auf “Speichern” klickst.

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Für einzelne Rechnungen

In den Rechnungsdetails kann das Mahnwesen für die jeweilige Rechnung ausgesetzt werden.

1

Rechnungsdetails öffnen

Öffne die Rechnungsdetails der Rechnung, für die das Mahnwesen ausgesetzt werden soll.

2

Mahnwesen pausieren

Setze das Mahnwesen für die Rechnung aus, indem du unterhalb der Rechnungsdetails, im Bereich “Mahnwesen” den Button “Pausieren” auswählst.

Zu diesem Zeitpunkt offene Zahlungserinnerungen oder Mahnungen bleiben weiterhin bestehen.

3

Mahnwesen reaktivieren

Um das Mahnwesen für die Rechnung wieder zu aktivieren, klicke auf den Button “Fortsetzen”.

Anschließend wird die nächste gültige Mahnstufe für die Rechnung ermittelt und das Mahnwesen entsprechend fortgesetzt.

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Zahlungseingang verbuchen

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Beispiele

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Standard

Folgendes Regelwerk ist eingerichtet

  • Die 1. Zahlungserinnerung soll nach 14 Tagen erfolgen.
  • Die 2. Zahlungserinnerung soll nach 7 Tagen erfolgen.
  • Die 3. Zahlungserinnerung soll nach 7 Tagen erfolgen.
  • Die 1. Mahnung soll nach 7 Tagen erfolgen.

Folgender Ablauf ist gegeben

  • Die Rechnung ist am 10.05. fällig.
  • Die 1. Zahlungserinnerung wird am 24.05. erstellt.
  • Die 2. Zahlungserinnerung wird am 31.05. erstellt.
  • Die 3. Zahlungserinnerung wird am 07.06. erstellt.
  • Die 1. Mahnung wird am 14.06. erstellt.

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Ausgesetztes Mahnwesen

Folgendes Regelwerk ist eingerichtet

  • Die 1. Zahlungserinnerung soll nach 14 Tagen erfolgen.
  • Die 2. Zahlungserinnerung soll nach 7 Tagen erfolgen.
  • Die 3. Zahlungserinnerung soll nach 7 Tagen erfolgen.

Folgender Ablauf ist gegeben

  • Die Rechnung ist am 10.05. fällig.
  • Die 1. Zahlungserinnerung wird am 24.05. erstellt.
  • Das Mahnwesen wird am 25.05. deaktiviert.
  • Das Mahnwesen wird am 01.06. reaktiviert.
  • Die 2. Zahlungserinnerung wird am nach Reaktivierung am 01.06. erstellt, da die vorherige Zahlungserinnerung bereits mehr als 7 Tage überfällig ist.
  • Die 3. Zahlungserinnerung wird am 08.06. erstellt, da dann erst die 2. Zahlungserinnerung mehr als 7 Tage überfällig ist.