Du planst den Go-Live mit Fynn? Diese Checkliste hilft dir, alle wichtigen Vorbereitungen zu treffen und nichts zu vergessen.Documentation Index
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Produkte aus der Testumgebung übernehmen
Du hast Produkte in der Sandbox-Umgebung konfiguriert? Diese kannst du einfach in die Produktivumgebung importieren:API-Token in der Testumgebung erstellen
Erstelle in der Sandbox-Umgebung unter Einstellungen > API einen API-Token.
Import starten
Gehe in der Produktivumgebung zu Katalog > Produkte und wähle im Aktionen-Menü (oben rechts) Testumgebung Import.
Zahlungsanbieter (PSP) einrichten
SEPA-Lastschrift
Für den Einzug per SEPA-Lastschrift benötigst du:Gläubiger-ID beantragen
Beantrage deine Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank.Die Beantragung ist online möglich und dauert nur wenige Minuten.
SEPA-Verfügungsrahmen bei deiner Bank
Kläre mit deiner Hausbank den SEPA-Verfügungsrahmen (Limits) für Lastschrifteinzüge.
SEPA in Fynn verbinden
Hinterlege deine Bankdaten und Gläubiger-ID unter Einstellungen > Zahlungsmethoden.Zur SEPA-Anleitung
Kreditkarte (Stripe)
Unternehmensverifizierung abschließen
Stripe benötigt Unternehmensdokumente zur Verifizierung (Handelsregisterauszug, Ausweisdokument).Dauer: 1-5 Werktage
Stripe in Fynn verbinden
PayPal
PayPal Business-Konto
Erstelle ein PayPal Business-Konto falls noch nicht vorhanden.
PayPal in Fynn verbinden
Fynn konfigurieren
Unternehmensdaten
Unter Einstellungen > Organisation hinterlegst du:- Vollständiger Firmenname
- Adresse (Straße, PLZ, Ort, Land)
- Steuernummer und USt-IdNr.
- Kontakt-E-Mail und Telefon
- Firmenlogo
- Bankverbindung (für Rechnungen)
Nummernkreise
Lege unter Einstellungen > Nummernkreise fest:- Rechnungsnummern (z.B.
RE-2024-00001) - Gutschriftennummern
- Kundennummern
E-Mail-Vorlagen
Passe unter Einstellungen > Benachrichtigungen die E-Mail-Vorlagen an:- Rechnungsversand
- Zahlungsbestätigung
- Zahlungserinnerung / Mahnung
- Willkommens-E-Mail
Dokumentvorlagen
Falls du das Layout deiner Dokumente anpassen möchtest, konfiguriere unter Einstellungen > Aussehen & Design die Vorlagen für:- Rechnung
- Stornierung
- Gutschrift
Mahnwesen
Konfiguriere unter Einstellungen > Mahnwesen deine Mahnstufen und Fristen. Mehr zum MahnwesenZahlungsmethoden aktivieren
Nach dem Verbinden der Zahlungsanbieter müssen die gewünschten Zahlungsmethoden unter Einstellungen > Zahlungsmethoden aktiviert werden.Kontoabgleich einrichten
Für die automatische Zahlungszuordnung verbinde dein Bankkonto unter Einstellungen > Zahlungsmethoden > Bankkonto > Kontoabgleich. Eingehende Zahlungen werden automatisch den offenen Rechnungen zugeordnet.Buchhaltung
Falls du eine Buchhaltungssoftware nutzt:- DATEV-Export einrichten
- Kontenrahmen prüfen
- Erlöskonten zuordnen
Kundenbereich
Unter Einstellungen > Kundenbereich kannst du das Self-Service-Portal für deine Kunden konfigurieren - z.B. welche Funktionen verfügbar sind, Branding und eigene Domain.Team einladen
Lade dein Team unter Einstellungen > Benutzer ein und vergib passende Rollen. Falls du granulare Berechtigungen benötigst, erstelle unter Einstellungen > Gruppen Benutzergruppen mit spezifischen Rechten. Mehr zu BenutzerrollenAbrechnungseinstellungen
Unter Einstellungen > Abrechnung kannst du festlegen:- Manuelle Rechnungsfreigabe: Rechnungen müssen vor dem Versand manuell freigegeben werden
- Automatische Rechnungserstellung und -versand konfigurieren
Vor dem Go-Live testen
Teste alle Prozesse in der Sandbox-Umgebung bevor du live gehst.
- Kunde anlegen mit Zahlungsmethode
- Abonnement erstellen und aktivieren
- Rechnung generieren und versenden
- Zahlung einziehen
- E-Mail-Vorlagen auf Inhalt und Design prüfen
Checkliste
- Produkte aus Testumgebung importiert
- Gläubiger-ID beantragt (für SEPA)
- SEPA-Verfügungsrahmen mit Bank geklärt (für SEPA)
- Zahlungsanbieter verbunden (SEPA, Stripe, PayPal, etc.)
- Zahlungsmethoden aktiviert
- Kontoabgleich für automatische Zahlungszuordnung eingerichtet
- Unternehmensdaten vollständig hinterlegt
- Logo hochgeladen
- Nummernkreise konfiguriert
- E-Mail-Vorlagen angepasst
- Dokumentvorlagen angepasst (falls erforderlich)
- Abrechnungseinstellungen geprüft (manuelle Freigabe?)
- Mahnwesen eingerichtet
- Kundenbereich konfiguriert
- Buchhaltungsintegration konfiguriert
- Team eingeladen und Benutzergruppen erstellt
- Testdurchlauf in Sandbox erfolgreich
Häufige Fragen
Kann ich Produkte aus der Testumgebung übernehmen?
Kann ich Produkte aus der Testumgebung übernehmen?
Ja! Unter Katalog > Produkte > Aktionen > Testumgebung Import kannst du Produkte, Preise und Konfigurationen aus der Sandbox importieren. Du benötigst dafür einen API-Token aus der Testumgebung.
Wie lange dauert die Stripe-Verifizierung?
Wie lange dauert die Stripe-Verifizierung?
Die Unternehmensverifizierung bei Stripe dauert in der Regel 1-5 Werktage. Stripe benötigt Unternehmensdokumente (Handelsregisterauszug, Ausweisdokument). Starte die Verifizierung rechtzeitig vor dem geplanten Go-Live.
Kann ein Kunde mehrere Zahlungsmethoden haben?
Kann ein Kunde mehrere Zahlungsmethoden haben?
Ja, Kunden können mehrere Zahlungsmethoden hinterlegen (z.B. SEPA und Kreditkarte). Ausnahme: Pro Kunde kann nur ein PayPal-Konto hinterlegt werden.
Was passiert bei SEPA-Fehlern?
Was passiert bei SEPA-Fehlern?
- Mandatsprobleme (MD01, MD02): Zahlungsmethode wird deaktiviert
- Kontoprobleme (AC01, AC04): Zahlungsmethode wird deaktiviert
- Temporäre Probleme (AM04, AM05): Automatischer Retry wird geplant
- Regulatorische Probleme (AG01, RR01): Manuelle Prüfung erforderlich
Kann ich Rechnungen ohne Zahlungsmethode finalisieren?
Kann ich Rechnungen ohne Zahlungsmethode finalisieren?
Nein, für die Finalisierung einer Rechnung muss eine gültige Zahlungsmethode hinterlegt sein. Falls die Zahlungsmethode ungültig ist, erscheint ein Dialog zur Auswahl einer neuen. Überweisung ist immer als Fallback verfügbar.
Was kostet SMS-Versand für Mahnungen?
Was kostet SMS-Versand für Mahnungen?
SMS-Versand ist ein kostenpflichtiges Feature: 0,10€ pro SMS (max. 160 Zeichen).
Kann ich Kunden löschen?
Kann ich Kunden löschen?
Ein Kunde kann nur gelöscht werden, wenn er keine aktiven Abonnements, Rechnungen, Bestellungen oder Zahlungen hat. Alternativ kannst du Kunden archivieren - diese können später wiederhergestellt werden.
Werden Mahngebühren in den Buchhaltungsexport übernommen?
Werden Mahngebühren in den Buchhaltungsexport übernommen?
Mahngebühren werden aktuell noch nicht in den Buchhaltungsexport (z.B. DATEV) übernommen. Diese müssen manuell verbucht werden.