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Wird eine SEPA-Lastschrift von der Bank zurückgegeben, legt Fynn dafür automatisch einen Vorgang an, ordnet ihn der ursprünglichen Rechnung und dem Kunden zu und schlägt anhand deiner Regeln die nächsten Schritte vor. Alle Rückläufer sammelst du an einem Ort, statt sie einzeln aus Kontoauszügen herauszusuchen. Ein Vorgang entsteht immer dann, wenn ein Einzug scheitert, zum Beispiel wegen fehlender Deckung, eines geschlossenen Kontos, eines fehlenden Mandats oder eines Widerspruchs des Kunden.

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Übersicht der Vorgänge

Unter Zahlungen > Rücklastschriften findest du alle Rückläufer mit Status, Grundkategorie, Betrag und zugeordneter Rechnung. Du filterst nach Status, Kategorie, Kunde oder Zeitraum und exportierst die gefilterte Liste als CSV. Jeder Vorgang durchläuft einen Status: Die letzten drei Status schließen den Vorgang ab.

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Grundkategorien

Fynn ordnet jeden Rückläufer einer Kategorie zu, die steuert, wie er weiterbehandelt wird:
Den technischen Rückgabegrund der Bank sehen nur Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung. In Listen, im Export und für deine Kunden bleibt es bei der Kategorie.

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Einen Vorgang bearbeiten

Öffnest du einen Vorgang, siehst du den Verlauf, die zugeordnete Rechnung und die verfügbaren Aktionen:
  • Zuordnen: Verknüpfe den Rückläufer mit der richtigen Rechnung, falls die automatische Zuordnung nicht eindeutig war.
  • Wiedereinzug: Starte einen erneuten Einzug sofort oder plane ihn auf einen Stichtag. Fynn prüft dabei Mandat, Vorlauffrist und einen möglichen Mahnstopp.
  • Gebühr: Gib eine Rücklastschriftgebühr an den Kunden weiter oder erlasse sie mit einer Begründung.
  • In Prüfung geben: Eskaliere den Vorgang zur manuellen Entscheidung.
  • Abschließen: Schließe den Vorgang als beigetrieben, abgeschrieben oder übergeben ab, jeweils mit Begründung.
Vorgänge aus einem Widerspruch des Kunden sperren eine Übergabe an Inkasso, solange der Widerspruch offen ist. Die Sperre hebst du bewusst mit einer schriftlichen Begründung auf. Der Schritt wird im Verlauf des Vorgangs festgehalten.

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Gebühren

Die Gebühr, die du an den Kunden weitergibst, richtet sich nach deiner Regel. Bei Privatkunden ist sie auf die nachgewiesene Bankgebühr zuzüglich einer Porto-Pauschale gedeckelt, bei Geschäftskunden ist der Betrag frei. Bei Widerspruch, technischen Fehlern und aufsichtsrechtlichen Sperren wird keine Gebühr berechnet.

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Regeln festlegen

Unter Einstellungen > Rücklastschriften legst du fest, wie Fynn Rückläufer automatisch behandelt. Die Regeln gelten je Kundensegment (Privat- und Geschäftskunden) und je Grundkategorie:
Für Deckungsrückläufer ist ein automatischer Wiedereinzug sinnvoll, weil der Grund meist vorübergehend ist. Bei Widerspruch, Mandats- und Kontofehlern greift Fynn nie automatisch zum Einzug, unabhängig von deiner Regel.

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Selbstbedienung für Kunden

Ist Kunde benachrichtigen aktiv, erhält der Kunde einen Link und kann ohne Anmeldung selbst reagieren. Er sieht den offenen Betrag und die Rechnungsnummer, nie den technischen Rückgabegrund. Je nach Fall stehen ihm drei Wege offen:
1

Wiedereinzug bestätigen

Der Kunde bestätigt einen erneuten Einzug und wählt bei Bedarf ein Datum. Fynn setzt es auf den frühestmöglichen Einzugstermin, wenn die Vorlauffrist es erfordert.
2

Neue Bankverbindung hinterlegen

Der Kunde hinterlegt ein neues SEPA-Mandat. Anschließend zieht Fynn alle offenen Rechnungen über die neue Verbindung ein.
3

Per Überweisung zahlen

Der Kunde erhält Empfänger-IBAN, Verwendungszweck und einen QR-Code für die Überweisung. Der Zahlungseingang wird automatisch abgeglichen.
Jede Reaktion des Kunden erscheint im Verlauf des Vorgangs, sodass dein Team den Stand jederzeit nachvollziehen kann.

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Auswertung

Unter den Auswertungen findest du eine Übersicht über Rückläufer und Beitreibung: Rücklaufquote im Zeitverlauf, Aufschlüsselung nach Grundkategorie und Zahlungsweg sowie die Beitreibungsquote und die durchschnittliche Dauer bis zum Ausgleich. Für einzelne Kunden zeigt Fynn zusätzlich einen Risikohinweis, wenn sich Rückläufer häufen.